מבדקים פנימיים והכנה למבדקי ISO
מבדק פנימי מסייע להנהלה להבין כיצד מערכת הניהול פועלת: אילו דרישות מיושמות, היכן חסרות ראיות ומה צריך לשפר. יועץ הבטיחות מבצע מבדקים פנימיים וסקרי פערים למעבדות ולארגונים, בהתאם לתקן, לתהליכים ולהיקף שנקבע.
באילו תחומים ניתן לקבל סיוע?
הבדיקות יכולות להתייחס למעבדות הפועלות לפי ISO/IEC 17025, למערכות ניהול איכות לפי ISO 9001, לניהול סביבתי לפי ISO 14001 ולניהול בטיחות ובריאות בתעסוקה לפי ISO 45001.
אפשר להתמקד במערכת כולה, בתהליך מסוים, בהכנה למבדק חיצוני או בבחינת טיפול בממצאים קודמים. סקר פערים ראשוני מתאים גם לפני תחילת פרויקט הטמעה.
איך מתבצע מבדק פנימי?
הגדרת היקף וקריטריונים
מגדירים מה ייבדק, מול אילו דרישות, מי ישתתף ואילו ראיות יהיו זמינות. בתכנון בוחנים גם את כשירות המבקר ואת יכולתו לבצע בדיקה אובייקטיבית ביחס למעורבותו בתהליכים.
סקירת מסמכים ועבודה בפועל
הבדיקה משלבת נהלים ורשומות עם שיחות, דגימת תהליכים ותצפיות לפי הצורך. במעבדה אפשר לעקוב אחר בדיקה נבחרת מקבלת הבקשה ועד לדוח התוצאות ולבחון את הממשקים לאורך הדרך.
דיווח ברור על הממצאים
הדוח מבחין בין הדרישה שנבדקה, הראיות שנמצאו והממצא. כאשר מזוהה אי התאמה, חשוב שהארגון יבין מה מחייב טיפול ומה נדרש כדי לבדוק בהמשך שהטיפול הועיל.
מעקב אחר פעולות מתקנות
ניתן לקבל סיוע בניתוח סיבת שורש, בהגדרת פעולות, בהקצאת אחריות ובבדיקת אפקטיביות. היקף המעקב נקבע כחלק מהשירות.
מה מקבלים בסיום?
ממצאים מתועדים ובסיס להגדרת פעולות המשך. יש להגדיר מראש אם השירות כולל גם ליווי בתיקון פערים, ביקורת מעקב או הכנת מידע לסקר הנהלה.
איך מבדילים בין סקר פערים למבדק פנימי?
סקר פערים נועד למפות את המרחק בין המצב הקיים לבין דרישות או יעד מוגדר. הוא שימושי במיוחד בתחילת פרויקט, בעת הרחבת פעילות או לפני בחירה של סדרי עדיפויות. מבדק פנימי בוחן את יישום המערכת מול קריטריונים שנקבעו ומחפש ראיות לתפקודה. לפני ההתקשרות מגדירים איזו משימה נדרשת, איזה חומר יהיה זמין ומהם התוצרים המבוקשים. ההבחנה מסייעת לבחור היקף מתאים ולמנוע ציפייה שבדיקה קצרה של מסמכים תספק בהכרח תמונה מלאה של עבודה מורכבת בשטח.
כיצד נבחרים התהליכים והרשומות שייבדקו?
תוכנית המבדק מתייחסת למטרות, לתחומי הפעילות, לתוצאות קודמות ולשינויים שחלו בארגון. בוחנים היכן טעות עלולה להשפיע על לקוח, על תוצאה מעבדתית או על יכולת לעמוד בדרישה, ובהתאם לכך קובעים מוקדי בדיקה. משתמשים בדגימה של עבודות ורשומות, ומשלבים שיחות ותצפיות כאשר הן נדרשות. למשל, אפשר לעקוב אחר עבודה אחת מקבלת הדרישה ועד הדיווח כדי לבחון ממשקים. המדגם והיקפו מתועדים, כך שהנהלה תבין על מה מבוססות המסקנות ומה לא נבדק במסגרת המבדק המסוים.
מה הופך ממצא במבדק לממצא שאפשר לטפל בו?
ממצא ברור מחבר בין הדרישה שנבדקה, הראיה שנצפתה והפער שנמצא. הוא צריך להיות מספיק ממוקד כדי שבעל התפקיד יוכל להבין מה דורש טיפול ולבחון אם המצב רחב יותר. בדוח מבחינים בין אי התאמה, תצפית והזדמנות לשיפור בהתאם למסגרת שסוכמה. מציינים גם את גבולות הבדיקה, כדי לא לייחס למסקנה משמעות שאינה נתמכת במדגם. יועץ הבטיחות מסייע להציג את התמונה באופן שימושי להנהלה ולצוות, בלי להחליף בירור מקצועי ברשימת הערות כלליות שאין להן הקשר או בעל אחריות.
איך עוקבים אחר פעולות מתקנות לאחר המבדק?
לאחר קבלת הדוח מגדירים לכל ממצא אחראי, טיפול נדרש ומועד לבחינה. מבחינים בין תיקון המצב שנמצא לבין פעולה שנועדה למנוע את הישנותו. בהמשך בודקים את היישום ואת האפקטיביות, למשל באמצעות רשומות חדשות, תצפית או בחינת התהליך לאחר השינוי. אם הפעולה אינה משיגה את מטרתה, יש מקום להעמיק את הבירור. הליווי יכול לכלול סקירת המענה והכנה לקראת מבדק חיצוני, כאשר סגירה פנימית של משימה אינה מבטיחה שגוף חיצוני יקבל את המענה ללא בדיקה נוספת.
מתי אפשר לבצע מבדק מרחוק ומתי נחוץ ביקור באתר?
בחירת אופן המבדק תלויה במה שצריך לראות ובמידע שניתן לבחון מרחוק. מסמכים, רשומות ושיחות עשויים להתאים לבדיקה מקוונת, בעוד שתצפית בפעילות, שימוש בציוד או בחינת תנאים יכולה להצדיק ביקור באתר. אפשר לתכנן שילוב בין השניים ולהגדיר מראש מגבלות גישה, זמינות עובדים ושמירה על מידע. בכל מסגרת נבחנות גם כשירות המבקר והאובייקטיביות ביחס לפעילות הנבדקת. לקראת השיחה עם יועץ הבטיחות, הכינו את התקן הרלוונטי, היקף הפעילות, ממצאים קודמים ומועד היעד כדי להתאים את תוכנית המבדק.
מה נדרש כאשר המבדק מתייחס לספק או לקבלן משנה?
במבדק ספק מגדירים מראש את הדרישות שמבקשים לבדוק ואת היקף הגישה למידע ולפעילות. הקריטריונים יכולים לנבוע מההתקשרות, מדרישות הארגון או מתקנים רלוונטיים. יש לתאם מי ישתתף, אילו רשומות ניתן לעיין בהן ואיך יוצגו הממצאים. הדוח צריך לתמוך בהחלטה על ההמשך, למשל צורך בפעולה מתקנת, מעקב או בחינה נוספת. ההיקף והתוצרים מסוכמים בהתאם לסיכון ולתפקיד של הספק בתהליך שלכם.
שאלות נפוצות
האם יועץ חיצוני יכול לבצע מבדק פנימי?
כן. המונח ״פנימי״ מתייחס למבדק מטעם הארגון. יש לוודא כשירות, אובייקטיביות והיכרות עם התחום הנבדק.
האם אפשר לבצע את המבדק מרחוק?
בחלק מהתהליכים ניתן לבחון מסמכים ורשומות מרחוק. צורך בצפייה בעבודה, בציוד או בתנאי הסביבה עשוי להצדיק נוכחות באתר. אופן הבדיקה נקבע בהתאם להיקף.
האם מבדק פנימי מחליף מבדק הסמכה או התעדה?
מבדק פנימי משמש את הארגון לבדיקת המערכת. מבדק חיצוני והחלטה על הסמכה או התעדה מתבצעים בתהליך נפרד של הגוף הרלוונטי.
מה הצעד הבא עבור הארגון שלכם?
פנו ליועץ הבטיחות עם תיאור הפעילות, הדרישה המקצועית ומועד היעד שלכם. בשיחת ההיכרות נבחן את המצב הקיים ונגדיר את היקף הליווי, התוצרים ומעורבות הצוות הנדרשים כדי לקדם את העבודה.